Авиабилеты и отели для командировок

Оформление командировок и деловых поездок можно оптимизировать с помощью онлайн сервисов. Они подбирают информацию о стоимости проезда и проживания, о свободных местах и датах — нужно лишь задать маршрут и фильтры. Наилучшие по цене варианты билетов и гостиничных номеров находятся быстро и легко.

Кроме этого, сервис формирует и отчётные документы, необходимые для командировки; даёт возможность контролировать расходы сотрудников. Словом, значительно упрощает жизнь как руководителям и бухгалтерам, так и самим командированным работникам.

Что нужно знать про командировки

Free Photos | Лицензия Pixabay

Как оформить командировку

В 116-й статье Трудового кодекса командировке даётся такое определение: это «поездка работника по инициативе работодателя, на определённый срок, в целях выполнения служебных поручений вне постоянного места работы».

По действующим правилам командировочных поездок, требуется оформить только приказ (распоряжение), направляющий сотрудника в командировку. Ранее надо было ещё обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание (однако некоторые компании продолжают их оформлять для своего удобства).

К распоряжению прилагаются билеты на поезд или самолёт. Итоги командировки отражаются в отчёте о проделанной работе и в авансовом отчёте (документе, подтверждающем расходование выданных средств).

Кто может поехать в командировку

В служебную поездку может быть направлен любой сотрудник, состоящий в трудовых отношениях и работающий по трудовому договору. Но есть некоторые исключения — о них ниже. Работникам можно дать возможность самостоятельного онлайн-подбора мест в отелях и билетов. С тем, чтобы руководитель потом просто рассмотрел и утвердил их. Он потратит меньше времени на организацию командировки и не потеряет контроля за расходами на неё.

Кто может поехать с письменного согласия

Обязательное письменное согласие и наличие медицинского заключения, по 259-й статье ТК, нужно при направлении в командировку женщин:

  • имеющих детей возрастом до 3-х лет
  • воспитывающих детей возрастом до 5-ти лет без мужа
  • воспитывающие ребёнка с ограниченными возможностями (инвалида)
  • а также женщин или мужчин, осуществляющих уход за больным членом семьи (по соответствующему медицинскому заключению)

Кто не может поехать в командировку

В командировки, согласно трудовому законодательству, нельзя направлять:

  • инвалидов (при наличии соответствующих медпоказаний)
  • беременных женщин
  • работников, не достигших 18-летнего возраста
  • сотрудников, работающих по ученическому договору

Оплата командировки

Финансовое обеспечение командировки — обязанность работодателя. Согласно трудовому законодательству, он должен оплатить отправленному в командировку сотруднику

  • проезд
  • проживание
  • суточные
  • прочие расходы, которые сотруднику разрешены руководителем

Планирование и организация командировки

Чтобы упростить работу компании по организацией деловых поездок, можно использовать онлайн сервисы для планирования командировок. Такие услуги предлагают агентства и даже авиакомпании. Главное отличие — в удобстве и экономии.

Авиасейлс для бизнеса

Интерфейс сервиса «Ависейлс для бизнеса»

Авианити рекомендует услуги своего проверенного партнёра «Ависейлс для бизнеса». Он подойдет для как для небольших, так и крупных компаний. Гибкая система поиска поможет подобрать перелет и проживание наиболее подходящие по уровню комфорта и цене от разных поставщиков.

Пользуясь этим сервисом организации командировок, можно быстро найти авиа- или ж/д-билеты и места в отелях для сотрудников по оптимальным ценам, оперативно оформить все необходимые документы. Платить за этот сервис компании ничего не нужно. Он реально делает планирование и осуществление командировок легче, проще и экономичнее для всех.

В числе его преимуществ:

  • билеты и места в отелях приобретаются без комиссий (в том числе скрытых) и без наценок для юридических лиц
  • есть широкая свобода выбора из лучших предложений
  • можно искать, сравнивать и экономить
  • поддержка клиентов производится оперативно и круглосуточно 24/7
  • быстро и правильно формируются отчётные документы для налоговой и для самой компании

Всё грамотно продумано для того, чтобы сервисом было комфортно пользоваться. Сервис «Авиасейлс для бизнеса» отличается удобным и приятным интерфейсом. Сотрудники любой компании могут легко заводить личные кабинеты, работать с поиском вариантов и предоставлять всё выбранное на утверждение начальству. Важно, что всё находится в одном месте, в рамках одного сервиса. В том числе — отчёты о командировке. Они всегда будут сделаны вовремя и без особенных усилий.

970x90

Проезд

Оптимизировать расходы на командировки и получать реальную экономию можно за счет сравнения цен билетов на самолеты и поезда. Поиск сравнивает множество вариантов по времени и цене. Кроме этого, есть возможность сравнить цены с учетом класса обслуживания и получать дополнительные скидки за счет группового бронирорования билетов.

Жильё

Максимальная свобода выбора имеется и в бронировании мест для размещения. Охватываются варианты на любой бюджет: отели, гостиницы, гостевые дома, апартаменты. Можно подобрать проживания с возможностью проведения конференций и деловых встреч. Нужно лишь выставить нужные фильтры: их выбор большой, а использование — простое и понятное.

Документы и оплата

Сервис бизнес-командировок Авиасейлс помогает не только в их организации, но и в оформлении всех отчётных документов. Оплату билетов и мест размещения тоже можно сделать здесь же — просто, быстро и безопасно. Таким образом, сервис сводит количество бумажек на вашем столе и в вашей жизни до минимума.

Оплату можно производить с единого депозита. Всеми заказами просто и удобно управлять в личном кабинете. История заказов будет сохраняться в одном месте, а движение документов — осуществляться через электронный документооборот.

Контроль

Ещё одно важное свойство данного сервиса состоит в том, что он помогает производить учёт и контроль, как самих поездок, так и расходов, сделанных в них сотрудниками.

Без временных и материальных затрат руководитель может:

  • управлять бронированиями
  • всегда иметь все свои заказы под рукой
  • отслеживать поездки и, при необходимости, оперативно вносить в них нужные коррективы
  • контролировать расходы

Историю списаний и зачислений (как по компании, так и по каждому конкретному сотруднику) можно получить в любой момент: она хранится в личном кабинете.

Cервис организации командировок Ависейлс абсолютно бесплатный: комиссии за оформление он берёт с компаний-перевозчиков, агентств и отельеров. С юрлица — пользователя сервиса — комиссия не берётся и цены для юрлиц — такие же как для физлиц.

970x250