Оформление командировок и деловых поездок можно оптимизировать с помощью онлайн сервисов. Они подбирают информацию о стоимости проезда и проживания, о свободных местах и датах — нужно лишь задать маршрут и фильтры. Наилучшие по цене варианты билетов и гостиничных номеров находятся быстро и легко.
Кроме этого, сервис формирует и отчётные документы, необходимые для командировки; даёт возможность контролировать расходы сотрудников. Словом, значительно упрощает жизнь как руководителям и бухгалтерам, так и самим командированным работникам.
Free Photos | Лицензия Pixabay
Как оформить командировку
В 116-й статье Трудового кодекса командировке даётся такое определение: это поездка работника по инициативе работодателя, на определённый срок, в целях выполнения служебных поручений вне постоянного места работы.
По действующим правилам командировочных поездок, требуется оформить только приказ (распоряжение), направляющий сотрудника в командировку. Ранее надо было ещё обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание (однако некоторые компании продолжают их оформлять для своего удобства).
К распоряжению прилагаются билеты на поезд или самолёт. Итоги командировки отражаются в отчёте о проделанной работе и в авансовом отчёте (документе, подтверждающем расходование выданных средств).
Кто может поехать в командировку
В служебную поездку может быть направлен любой сотрудник, состоящий в трудовых отношениях и работающий по трудовому договору. Но есть некоторые исключения — о них ниже. Работникам можно дать возможность самостоятельного онлайн-подбора мест в отелях и билетов. С тем, чтобы руководитель потом просто рассмотрел и утвердил их. Он потратит меньше времени на организацию командировки и не потеряет контроля за расходами на неё.
Кто может поехать с письменного согласия
Обязательное письменное согласие и наличие медицинского заключения, по 259-й статье ТК, нужно при направлении в командировку женщин:
- имеющих детей возрастом до 3-х лет
- воспитывающих детей возрастом до 5-ти лет без мужа
- воспитывающие ребёнка с ограниченными возможностями (инвалида)
- а также женщин или мужчин, осуществляющих уход за больным членом семьи (по соответствующему медицинскому заключению)
Кто не может поехать в командировку
В командировки, согласно трудовому законодательству, нельзя направлять:
- инвалидов (при наличии соответствующих медпоказаний)
- беременных женщин
- работников, не достигших 18-летнего возраста
- сотрудников, работающих по ученическому договору
Оплата командировки
Финансовое обеспечение командировки — обязанность работодателя. Согласно трудовому законодательству, он должен оплатить отправленному в командировку сотруднику
- проезд
- проживание
- суточные
- прочие расходы, которые сотруднику разрешены руководителем
Планирование и организация командировки
Чтобы упростить работу компании по организацией деловых поездок, можно использовать онлайн сервисы для планирования командировок. Такие услуги предлагают агентства и даже авиакомпании. Главное отличие — в удобстве и экономии.
Интерфейс сервиса Ависейлс для бизнеса
Авианити рекомендует услуги своего проверенного партнёра Ависейлс для бизнеса. Он подойдет для как для небольших, так и крупных компаний. Гибкая система поиска поможет подобрать перелет и проживание наиболее подходящие по уровню комфорта и цене от разных поставщиков.
Пользуясь этим сервисом организации командировок, можно быстро найти авиа- или ж/д-билеты и места в отелях для сотрудников по оптимальным ценам, оперативно оформить все необходимые документы. Платить за этот сервис компании ничего не нужно. Он реально делает планирование и осуществление командировок легче, проще и экономичнее для всех.
В числе его преимуществ:
- билеты и места в отелях приобретаются без комиссий (в том числе скрытых) и без наценок для юридических лиц
- есть широкая свобода выбора из лучших предложений
- можно искать, сравнивать и экономить
- поддержка клиентов производится оперативно и круглосуточно 24/7
- быстро и правильно формируются отчётные документы для налоговой и для самой компании
Всё грамотно продумано для того, чтобы сервисом было комфортно пользоваться. Сервис Авиасейлс для бизнеса отличается удобным и приятным интерфейсом. Сотрудники любой компании могут легко заводить личные кабинеты, работать с поиском вариантов и предоставлять всё выбранное на утверждение начальству. Важно, что всё находится в одном месте, в рамках одного сервиса. В том числе — отчёты о командировке. Они всегда будут сделаны вовремя и без особенных усилий.
Проезд
Оптимизировать расходы на командировки и получать реальную экономию можно за счет сравнения цен билетов на самолеты и поезда. Поиск сравнивает множество вариантов по времени и цене. Кроме этого, есть возможность сравнить цены с учетом класса обслуживания и получать дополнительные скидки за счет группового бронирорования билетов.
Жильё
Максимальная свобода выбора имеется и в бронировании мест для размещения. Охватываются варианты на любой бюджет: отели, гостиницы, гостевые дома, апартаменты. Можно подобрать проживания с возможностью проведения конференций и деловых встреч. Нужно лишь выставить нужные фильтры: их выбор большой, а использование — простое и понятное.
Документы и оплата
Сервис бизнес-командировок Авиасейлс помогает не только в их организации, но и в оформлении всех отчётных документов. Оплату билетов и мест размещения тоже можно сделать здесь же — просто, быстро и безопасно. Таким образом, сервис сводит количество бумажек на вашем столе и в вашей жизни до минимума.
Оплату можно производить с единого депозита. Всеми заказами просто и удобно управлять в личном кабинете. История заказов будет сохраняться в одном месте, а движение документов — осуществляться через электронный документооборот.
Контроль
Ещё одно важное свойство данного сервиса состоит в том, что он помогает производить учёт и контроль, как самих поездок, так и расходов, сделанных в них сотрудниками.
Без временных и материальных затрат руководитель может:
- управлять бронированиями
- всегда иметь все свои заказы под рукой
- отслеживать поездки и, при необходимости, оперативно вносить в них нужные коррективы
- контролировать расходы
Историю списаний и зачислений (как по компании, так и по каждому конкретному сотруднику) можно получить в любой момент: она хранится в личном кабинете.
Регистрация
Cервис организации командировок Ависейлс абсолютно бесплатный: комиссии за оформление он берёт с компаний-перевозчиков, агентств и отельеров. С юрлица — пользователя сервиса — комиссия не берётся и цены для юрлиц — такие же как для физлиц.